Die Rats-Manager XE Office Suite ist die moderne innovative Softwarelösung für effektivstes Sitzungsmanagement.

  • Ob Vorlagenerstellung, die Bearbeitung von Einladungen, das Erstellen von Niederschriften oder Bekanntmachungen, die Generierung von Serien-E-Mail´s oder die Abrechnung von Sitzungsgeldern bzw. Aufwandsentschädigungen. Alles ist in einem System integriert. Aufgrund seiner intuitiven Bedienung führt Sie der Rats-Manager problemlos durch den gesamten Sitzungsdienst.

 

Die Rats-Manager XE Office Suite in Funktion: 

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Highlights:
  • Volltextrecherche
  • Termin-Management
  • Anlagen-Verwaltung
  • Workflow-Management
  • Adress-Verwaltung
  • Sitzungsgelder
  • Aufwandsentschädigungen
  • Unterschriften-Verwaltung
  • Mitzeichnungs-Verwaltung
  • Historien-Aufzeichnung
  • Textbausteine
  • universeller Dokumentenim-/export
  • erweiterter Dokumentenschutz
  • Barcode-Generierung
  • PDF-Generierung
  • E-Mail-Anbindung
  • Internet/Intranet-Anbindung
  • Serienbrief-Anbindung
  • elektronische Sitzung
  • Bürger- und Rats-Informationssystem:

    Die Rats-Manager XE Office Suite generiert bei Bedarf vollautomatisch:
    • das öffentliche Bürger-Informationssystem
    • das nichtöffentliche Ratsmitglieder-Informationssystem und
    • das hausinterne Terminal-Informationssystem.

    Ob Vorlagen, Beschlüsse, Einladungen, Protokolle, Satzungen oder sonstige Dokumente, alles was bereits im Rats-Manager erfasst wurde kann ohne zusätzlichen Redaktionsaufwand per Maus-Klick im Internet veröffentlicht oder von der Veröffentlichung ausgeschlossen werden. Die Internet-Präsentationen sind vollkommen providerunabhängig! Einfacher geht’s kaum…

    Das nichtöffentliche Ratsmitglieder-Informationssystem kann von den Abgeordneten zur einfachen Realisierung der „papierlosen elektronischen Sitzung“ genutzt werden. Möchte man auf eine professionelle Lösung für die Realisierung der „papierlosen elektronischen Sitzung“ und des „papierlosen Geschäftsverkehrs“ zurückgreifen, dann kann man den Rats-Manager mit dem optionalen Informator erweitern.

 

Sitzungsgelder und Aufwandsentschädigungen:
Im Rats-Manager ist die Sitzungsgeldabrechnung mit der Anwesenheitskontrolle im Niederschriftenwesen gekoppelt. Umfangreiche statische und dynamische Aufwandsentschädigungsabrechnungsvarianten erweitern die Abrechnungsmöglichkeiten. Verschiedene Schnittstellen zu HKR-Verfahren und Serienbriefanbindung für Jahresmeldungen runden den Funktionsumfang ab.
 
E-Mail-Anbindung:
Sämtliche Akten incl. Anlagen des Rats-Managers können per E-Mail frei versendet werden. Die zu versendenden Akten werden automatisch in das medienbruchfreie PDF-Format gewandelt und der E-Mail als Anlage beigefügt. Über Serien-E-Mail-Funktionalitäten können beispielsweise per Mausklick Akten sofort an die zuständigen Ausschussmitglieder versendet werden. Ein erster Schritt in Richtung „papierlose elektronische Sitzung“. Wer noch komfortabler die „papierlose elektronische Sitzung“ realisieren möchte, kann den Rats-Manager optional mit dem Informator erweitern.
 
Universelle PDF-Generierung und Dokumentenbesprechung:
Alle im Rats-Manager erfassten Dokumente incl. Anlagen sind jederzeit als PDF-Dokumente abrufbar. Diese PDF-Dokumente können beispielsweise exportiert oder zur Dokumentenbesprechung anderen Personen zur Verfügung gestellt werden.
Möchte man eine Dokumentenbesprechung auf Personenkreise ausweiten, welche mit dem eigentlichen Sitzungsdienstverfahren nicht arbeiten, so kann mit Hilfe des optionalen PDF-Communicators dieser Wunsch problemlos realisiert werden.
Und wenn man noch einen Schritt weitergehen möchte: Mit Hilfe des optionalen Informators kann die Dokumentenbesprechung sogar auch auf externe im Haus nicht verfügbare Personen wie Beispielsweise den Abgeordneten ausgedehnt werden. Die hausinternen Grenzen eines Netzwerkes existieren in diesem Fall nicht mehr.
Die Dokumentenbesprechung erfolgt natürlich vollkommen papierlos!
 
Termin- und Aufgaben-Management:
Der Rats-Manager verfügt über ein eigenes Termin- und Aufgaben-Management. Jeder Akte können beliebige Terminvorgaben und Aufgabenstellungen für unterschiedliche Mitarbeiter zugeordnet werden. Und wem dieses interne Termin-/Aufgaben-Management nicht genügt, der kann den Rats-Manager mit dem optionalen PDF-Communicator erweitern und Termine bzw. Aufgaben an jede im hausinternen Netzwerk eingebundene Person papierlos verteilen und papierlos besprechen.


Externe Archivierung:

Da im Rats-Manager sämtliche Dokumente incl. Anlagen im universellen PDF-Format vorliegen, können diese hervorragend sofort dem PDF-Archivator oder einem sonstigen externen Archivierungssystem zur Langzeitarchivierung übergeben werden.

 

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