Der Archivierungs-Assistent ist Bestandteil der PDF-Communicator CS und im gesamten Netzwerk für Jedermann verfügbar. Jede MS-Windows-Anwendung, welche über eine Druck-Funktionalität verfügt, kann mit Hilfe des Archivierungs-Assistenten Dokumente an den PDF-Communicator übergeben.

Der Archivierungs-Assistent ist somit die anwendungsunabhängige Schnittstelle zu anderen MS-Windows-Anwendungen. Das ist sehr praktisch, denn dadurch wird quasi jede Anwendung um sehr hilfreiche Funktionalitäten erweitert.
Jedes Druck-Dokument wird vom Archivierungs-Assistenten zuerst ins medienbruchfreie PDF/A-Format gewandelt. Gleichzeitig wird eine Volltext-Verschlagwortung durchgeführt. Im Archivierungs-Assistenten kann dann:

• das Dokument kommentiert,
• ggf. eine digitale Signierung vorgenommen und

die eigentliche Dokumentenversendung an die Zielpersonen oder Personengruppen der PDF-Communicator CS vorgenommen werden.

Digital signierte PDF/A-Dokumente aus praktisch jeder Anwendung erzeugen:

Da der Archivierungs-Assistent über die Druckerschnittstelle für jede MS-Windows-Anwendung verfügbar ist, kann er auch einzig und allein „nur“ zur digitalen Dokumenten-Signierung genutzt werden.
Das digital signierte PDF-Dokument kann man anschließend speichern oder per E-Mail versenden. Um Dokumente digital signieren zu können muss man natürlich im Besitz einer qualifizierten digitalen Signatur sein.

Digital signierte PDF/A-Dokumente aus praktisch jeder Anwendung per E-Mail versenden: 

Der Archivierungs-Assistent verfügt auch über eine E-Mail-Schnittstelle (MAPI, SMTP), so dass man bei Bedarf aus praktisch jeder MS-Windows-Anwendung digital signierte PDF/A-Dokumente per E-Mail frei versenden kann.
Bevor das Dokument per E-Mail versendet wird kann man sich noch einen „Versandnachweis“ im eigenen Archiv-System anlegen lassen. Somit ist man jederzeit in der Lage Auskunft zu erteilen, welches Dokument wann an welche Person/en versendet wurde.

Anwendungsunabhängige papierlose Dokumentenbesprechung, Aufgabenverteilung und Terminüberwachung:

Über eine spezielle Druckerschnittstelle, dem Archivierungs-Assistenten, können praktisch aus jeder beliebigen MS-Windows-Anwendung Dokumente an die PDF-Communicator CS übergeben und somit vollkommen papierlos an einzelne Personen oder Personengruppen verteilt werden.
Sowohl im Archivierungs-Assistenten als auch im persönlichen Archiv-System können die betreffenden Dokumente dann mit zusätzlichen Notizen, Kommentaren, Terminvorgaben und Aufgaben versehen werden.
Der oder die Empfänger eines Dokumentes können dann entsprechend reagieren, das Dokument wiederum mit Kommentaren oder Notizen versehen und erneut anderen Personen oder dem Aufgabensteller zurück senden.
Von jeder Dokumentenversendung wird automatisch ein „Versandnachweis“ im eigenen Archiv–System angelegt. So hat man jederzeit einen revisionssicheren Nachweis darüber, welches Dokument mit welchen Informationen an welchen Personen übergeben wurde.
Durch die Nutzung des Archivierungs-Assistenten über die Druckerschnittstelle wird jede beliebige MS-Windows-Anwendung in die PDF-Communicator CS eingebunden und um sehr leistungsstarke Funktionalitäten erweitert.

Der PDF-Communicator im gemeinsamen Einsatz mit der Rats-Manager XE Office-Suite:

Der PDF-Communicator ist zwar eine anwendungsunabhängige Softwarelösung, aber in unserer eigenen Sitzungsdienstlösung haben wir natürlich eine komplette Integration vorgenommen. Der PDF-Communicator kann in der Rats-Manager XE Office-Suite für:

• Termin- und Aufgabenverteilungen,
• Aufgabenüberwachung,
• Aktenanfragen,
• Dokumentenbesprechung,
• Dokumentensignierung,

genutzt werden.

Der PDF-Communicator im gemeinsamen Einsatz mit der Informator CS:

Die Informator Collaboration Suite kann hervorragend mit dem PDF-Communicator erweitert werden. Durch den gemeinsamen Einsatz beider Softwareprodukte können Dokumente im hausinternen Netzwerk papierlos besprochen und aufbereitet werden, bevor die Versendung zu den externen Personen des Informators vorgenommen wird.